Профспілка залізничників і транспортних будівельників України

Методичні рекомендації з бухгалтерського та податкового обліку операцій з оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами

| Надрукувати |
20:05:2014 г.
 
 Лист Укрзалізниці від 25.04.2012 за № Ц - 1/391
                                                                                                                                                                                                                                                      

Начальнику Головного управління справами Укрзалізниці 

  Начальникам залізниць України
  Керівникам підприємств залізничноготранспорту, підпорядкованих Укрзалізниці
  Голові Ради профспілки залізничників і транспортних будівельників України

Державною адміністрацією залізничного транспорту на підставі інформації, наданої залізницями та підприємствами, підпорядкованими Укрзалізниці, проведено аналіз виконання вимог наказу Укрзалізниці від 13.12.2011 № 648-Ц «Про відміну службових транспортних вимог та перехід на оплату проїзду грошовими коштами» та організаційних заходів, вжитих для забезпечення оплати проїзду працівників за службовими потребами.

Відміна службових транспортних вимог докорінно змінила порядок оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами. Однак залізницями та підприємствами вжито недостатньо організаційно-роз'яснювальних заходів, про що свідчить наявність звернень працівників стосовно незадовільного стану забезпечення оплати їх проїзду за службовими потребами.

Залізницями та підприємствами залізничного транспорту розроблено та затверджено порядки оплати проїзду працівників за службовими потребами. Але проведений аналіз свідчить, що на сьогодні залізницями та підприємствамине повною мірою враховано специфіку роботи і не вжито всіх необхідних заходів щодо своєчасного забезпечення оплати проїзду за службовими потребами всіх категорій працівників, особливо тих, що мають роз'їзний характер роботи та здійснюють негайні виїзди для участі у службових розслідуваннях, при цьому оплату проїзних документів здійснюють за свої кошти з подальшою їх компенсацією; абонементні квитки для проїзду в приміському сполученні придбані в недостатній кількості, оскільки не всі господарства залізниць та підприємств передбачили видачу абонементних квитків для працівників, що мають роз'їзний характер роботи.

З метою усунення зазначених недоліків та своєчасного забезпечення оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами

ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

1 Начальників залізниць України, Головного управління справами Укрзалізниці, керівників підприємств залізничного транспорту, підпорядкованих Укрзалізниці:

1.1 Провести роз'яснювальну роботу серед працівників щодо запроваджених на залізницях, підприємствах, в Укрзалізниці механізмів оплати проїзду за службовими потребами.

1.2 Забезпечити перегляд розроблених порядків оплати проїзду працівників за службовими потребами стосовно видачі грошових коштів (перерахування на зарплатну картку працівника) до здійснення поїздки для придбання квитків у службових цілях з урахуванням специфіки роботи кожного структурного підрозділу залізниці, підприємства залізничного транспорту, особливостей роз'їзного характеру роботи та необхідності негайних виїздів працівників залізничного транспорту за службовими потребами, конкретизувати їх та, у разі необхідності, внести зміни до цих порядків.

1.3 Забезпечити оплату проїзду та оформлення проїзних документів працівникам залізничного транспорту з використанням банківських платіжних карток через POS-термінали: прискорити роботу щодо відкриття окремихпоточних рахунків для отримання необхідної кількості банківських платіжних карток та їх обслуговування.

1.4 Визначити щодо кожного структурного підрозділу залізниці, підприємства конкретні дільниці обслуговування, маршрути курсування та працівників, яким необхідні абонементні квитки (на пред'явника або іменні) для проїзду у приміському сполученні, та забезпечити їх придбання в необхідній кількості.

1.5 Розглянути можливість запровадження на залізницях Порядку безготівкових розрахунків (попередньої оплати) за проїзд локомотивних бригад у службових цілях в межах однієї залізниці та між суміжними залізницями (додаток 1).

1.6 Забезпечити доведення до причетних та використання в роботі Методичних рекомендацій з бухгалтерського та податкового обліку операцій з оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами (додаток 2).

2 За виконанням цього доручення та своєчасним забезпеченням оплати проїзду працівників за службовими потребами встановити особистий контроль.

3 Про виконання доручення доповісти до 10.05.2012 через Головне фінансово-економічне управління.

Наголошую, що у подальшому кожний випадок звернень працівників залізничного транспорту щодо незадовільного стану забезпечення оплати проїзду за службовими потребами буде розглядатися мною особисто з прийняттям відповідних рішень.

 Генеральний директор                                                                        В.В.Козак 

Додаток 1

Порядок безготівкових розрахунків (попередня оплата)

за проїзд локомотивних бригаду службових цілях в межах однієї залізниці та між суміжними залізницями

Для забезпечення оплати проїзду працівникам локомотивних. бригад пропонується наступний порядок безготівкових розрахунків (попередня оплата) за проїзд локомотивних бригад у службових цілях в межах однієї залізниці і між суміжними залізницями.

Причетні служби (локомотивна, пасажирська, фінансова) залізниці разом з локомотивними депо розробляють і погоджують порядок, який затверджується керівником залізниці та в якому:

визначаються постійні плечі обороту локомотивних бригад, конкретні станції виїзду/повернення і каси по обслуговуванню працівників локомотивних бригад з оформлення проїзних документів за безготівковими розрахунками.

Структурний підрозділ залізниці (локомотивне депо) перераховує попередньо розраховану суму коштів на поточний рахунок зі спеціальним режимом використання (розподільчий) залізниці та на поточний рахунок структурного підрозділу, на балансі якого знаходиться квиткова каса, для оплати комісійного збору.

Оформлення проїзних документів в межах коштів одного платіжного доручення може здійснювати тільки на одній станції (вокзалі), вказаній у платіжному дорученні. Якщо планується оформлення проїзних документів на двох і більше станціях, попередня оплата вартості проїзду і комісійного збору перераховуються окремими платіжними дорученнями по кожній станції.

Фінансово-економічна служба інформує станцію (вокзал, квиткову касу) про надходження на рахунок залізниці коштів від локомотивного депо (якого) для оформлення проїзних документів працівникам локомотивних бригад і надає станції (копію) платіжне доручення.

Оформлення проїзних документів здійснюється на підставі маршрутного листа (талона на право отримання плацкарти) та посвідчення працівника локомотивного депо встановленим порядком оформлення проїзних документів за безготівковими розрахунками із обов'язковим зазначенням у проїзному документі прізвища працівника, номеру посвідчення та номера платіжного доручення. У зв'язку з тим, що перерахування коштів може здійснюватися з розрахунком на місяць, каса веде облік наявних коштів по локомотивному депо за відповідною відомістю (довідкою), в якій вказує найменування депо, номер платіжного доручення і суму, яка надійшла, дату оформлення проїзного документу, номер посвідчення, номер маршрутного листа (талона на право отримання плацкарти), дата його видачі, прізвище, ім'я та по батькові. Форма відповідної відомості погоджується залізницею з локомотивним депо і ведеться у двох примірниках, один залишається на станції, другий надається локомотивному депо для контролю з доданням талонів на право отримання плацкарти.

При залишку коштів, який не відповідає вартості проїзного документу попередньої доби або їх повному використанні станція (квиткова каса) повідомляє фінансово-економічну службу (локомотивне депо).

При оформленні локомотивним депо маршрутного листа і його видачі, працівники локомотивних бригад інструктуються про станцію (вокзал) і касу де вони зможуть оформити проїзний документ.

Після закінчення поїздки проїзні документи, в яких вказана вартість, страховий збір, ПДВ, разом з маршрутним листом підлягають обов'язковій здачі в локомотивне депо (бухгалтерію) як і при готівковому розрахунку для підтвердженням факту здійснення поїздки.

У разі поїздки за особистими потребами, відшкодування вартості проїзду здійснюється за рахунок працівника локомотивного депо.

Такий же порядок може погоджуватися між суміжними залізницями ("причетними службами - локомотивна, пасажирська, фінансова).

 

Начальник Головного фінансово-економічного управління                        Т.С.Рябчун

  

Додаток 2

Методичні рекомендації

щодо бухгалтерського та податкового обліку операцій з оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами

 (відповідно до Порядку оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами у внутрішньому та міжнародному сполученні, затвердженого наказом Укрзалізниці від 13.12.2011 № 648-Ц )

Порядок оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами у внутрішньому та міжнародному сполученні, що затверджений наказом Укрзалізниці від 13.12.2011 № 648-Ц, регламентує оформлення проїзду шляхом:

1)   Оформлення проїзних документів з використанням банківської платіжної картки (далі - БПК) через POS - термінали або під час замовлення через Інтернет.

Оформлення проїзних документів на проїзд залізничним транспортом з використанням БПК здійснюється для працівників, які направляються у службове відрядження, БПК можуть видаватися працівникам залізничного транспорту, які мають роз'їзний характер роботи;

2)  Видачі абонементних залізничних квитків для проїзду в приміському сполученні за службовими потребами працівникам, які мають роз'їзний характер роботи та систематично виїжджають до місця роботи.

Абонементні залізничні квитки (за рахунок підприємства) видаються працівникам тільки для службових потреб, пов'язаних з роз'їзним характером роботи, для виконання певних трудових обов'язків, необхідних для здійснення господарської діяльності підприємства.

Абонементні квитки оформляються на конкретних працівників (пільгові, іменні), які мають систематичний роз'їзний характер роботи, на певний маршрут прямування та визначену кількість днів роз'їзду для даного працівника (наприклад, від 15 днів) та на пред'явника (повні), коли достатньо одного абонементного квитка на кількох працівників (кількість днів встановлюється залізницею самостійно).

Розрахунки структурними підрозділами залізниць та підприємствами залізничного транспорту з придбання абонементних квитків можуть здійснюватися шляхом перерахування грошових коштів або за внутрішньогосподарськими розрахунками шляхом виписки повідомлень (авізо).

3)  Відшкодування витрат на проїзд шляхом видачі готівки на руки або перерахування грошових коштів на спеціальний платіжний засіб для виплати заробітної плати (зарплатну картку).

Для контролю за видачею БПК та абонементних квитків на підприємстві ведуться відповідні журнали. Матеріально відповідальні особи, на яких покладено обов'язки щодо контролю за БПК та використанням коштів на них чи за абонементними квитками, видають та вказують в журналі відповідної форми прізвище, ім'я та по батькові працівника, якому видано БПК чи абонементний квиток. В журналах вказується дата видачі, термін і попередня дата повернення БПК чи абонементного квитка. Банківську платіжну картку та абонементний квиток видають працівникам під розписку.

Договірними умовами з банківськими установами залізниця (підприємство) може передбачати також зняття готівки з БПК.

При відсутності РOS-терміналу у місцях оформлення проїзного документа залізниця (підприємство) надає право працівникові використати БПК для зняття готівкових коштів через банкомат для оплати проїзду в службових цілях.

Для цього залізниця (підприємство) повідомляє працівнику PIN-код і забезпечує наявність коштів через банківську установу на БПК.

Працівник після повернення з відрядження (службової поїздки) додає до проїзного документа і чек про зняття готівки.

Кошти з корпоративної БПК, використані працівником, що знаходиться у відрядженні, не за призначенням підлягають відшкодуванню цим працівником згідно з чинним законодавством. Звіт про витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням банківських платіжних карток, подається до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Під час звільнення працівник, якому була видана БПК, повинен її повернути під розписку. Якщо працівник не повернув БПК, при остаточному розрахунку з працівника утримується вартість такої картки та сума коштів на картковому рахунку.

У випадку втрати БПК працівник повинен сповістити про це банківську установу та за місцем роботи. Працівник відшкодовує кошти в разі їх витрачання після втрати ним виданої йому картки. Вартість виготовлення нової картки  здійснюється за рахунок працівника.

У разі відсутності БПК у працівника, який направляється у відрядження, придбання проїзного документу у внутрішньому та міжнародному сполученні здійснюється за рахунок авансу на відрядження шляхом перерахування грошових коштів на зарплатну картку відповідного працівника чи відшкодовуються на підставі доданого до звіту про відрядження проїзного документа, оплаченого готівкою, шляхом видачі готівки на руки або перерахування грошових коштів на зарплатну картку працівника.

Абонементний квиток є власністю і для звітування додається до затверджених керівником відомостей обліку роз'їздів (ФРУ-12), маршрутних листків тощо. У випадку втрати абонементного квитка з працівника стягується його повна вартість.

Відшкодування понесених витрат на проїзд шляхом видачі коштів з каси підприємства або перерахування грошових коштів на зарплатну картку здійснюється:

- працівникам, які придбали квиток на проїзд за власні кошти, що може відбуватися у разі необхідності негайного виїзду (у неробочий час, вихідні та святкові дні) для прийняття участі в службовому розслідуванні

випадків залізничних транспортних подій (катастрофи, аварії, серйозні інциденти, інциденти) та дорожньо-транспортних пригод (на переїздах, автошляхах за участю транспортних засобів УЗ) на підставі оперативних наказів або інших документів, які підтверджують необхідність виїзду даного працівника у відрядження, поданого ними авансового звіту після повернення та доданих до звіту проїзних квитків;

- працівникам, які мають роз'їзний характер роботи (зокрема, на лініях дальнього сполучення) або у яких (у разі необхідності негайного виїзду) немає абонементних залізничних квитків чи БПК, витрати на проїзд відшкодовуються на підставі відомості обліку роз'їздів (ФРУ-12), маршрутних листків, план-графіків, журналів обліку тощо, тобто тих документів, які підтверджують виїзди, а також авансового звіту та доданих до звіту придбаних проїзних квитків. У таких випадках на підставі наказу керівника структурного підрозділу компенсуються витрати на проїзд шляхом перерахування грошових коштів на зарплатну картку як витрати, пов'язані зі службовими потребами. Наприклад, робітники локомотивних бригад у разі прямування з маршруту пасажирами придбавають за свої кошти у квиткових касах проїзні квитки із подальшою компенсацією вартості проїзду цим працівникам за місцем основної роботи.

Підприємство для оплати проїзду працівників, які мають роз'їзний характер роботи, на підставі розпорядчого документа керівника може видавати кошти під звіт шляхом видачі готівки на руки або перерахування грошових коштів на зарплатну картку.

Для компенсації витрат на проїзд за службовими потребами проїзні квитки здаються разом з авансовим звітом і маршрутними листками у термін до закінчення 5-го банківського дня наступного за днем повернення.

Відповідно до пп. 165.1.11 Податкового кодексу України (далі — ПКУ) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із пунктом 170.9 Кодексу, у якому визначено, що оподаткуванню підлягають суми надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений строк.

Таким чином, у разі отримання коштів під звіт, авансу на відрядження, після повернення з відрядження чи виконання деяких цивільно-правових дій, пов'язаних з господарською діяльністю за наказом керівника, працівник зобов'язаний надати Звіт про використання коштів за формою, затвердженою наказом ДПА України від 23.12.2010. № 996 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (далі - Звіт).

Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Строк подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, встановлено:

- до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження у разі видачі коштів під звіт;

б)  завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт;

-  до закінчення третього банківського дня, якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням БПК.

Сума витрат, яка відшкодована працівнику, не є об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб незалежно від того, що аванс працівнику не видавався, а витрати під час відрядження чи виконання трудових обов'язків

здійснювались за власні кошти, у разі якщо:

- працівником надається «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт»;

- працівником надаються оригінали документів, що підтверджують вартість понесених ним витрат;

- є наказ керівника, який підтверджує, що витрати, понесені працівником, здійснені за службовими потребами та пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

- є наказ керівника, який підтверджує, що витрати, понесені працівником, здійснені за службовими потребами та пов'язані з господарською діяльністю підприємства.

Кошти, витрачені платником податку не за призначенням та не повернуті у встановлені законодавством строки (у разі їх видачі авансом), підлягають оподаткуванню за ставкою, встановленою пунктом 167.1 ПКУ (тобто 15 % бази оподаткування та 17 % до суми, що перевищує десятикратний розмір мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня звітного податкового року) з урахуванням вимог, встановлених пунктом 164.5 ПКУ (з урахуванням підвищуючого коефіцієнта).

Витрати працівників (зайнятих у звичайному виробництві) за службовими потребами (відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій, пов'язаних з роз'їзним характером робіт за дорученням та за рахунок підприємства) та пов'язані з господарською діяльністю підприємства, враховуються при обчисленні об'єкта оподаткування як витрати операційної діяльності (п. 138.8 та пп. 138.8.5 ПКУ), адміністративні витрати (пп. 138.10.2 ПКУ), витрати на збут (пп. 138.10.3 ПКУ), витрати на утримання та експлуатацію об'єктів житлово-комунального господарства та соціально-культурної сфери, що перебували на балансі підприємства станом на 1липня 1997 року та не використовуються з метою отримання доходу (пп. 140.1.8 ПКУ), з урахуванням вимог пп. 140.1.7 ПКУ.

 

Начальник Головного фінансово-економічного управління                        Т.С.Рябчун

Останє оновлення ( 22:05:2014 г. )
 
 

Зворотній зв'язок

Питання-Відповідь 
   Форум профспілки  

Опитування

Який розділ вас цікавить?

Лічильник



Головна Контакти Пошук

Фотогалерея


Я проти антисоціального законопроєкту № 2708

Електронний профспілковий квиток

VISA_profkvytok.jpg
  

Zalp.org.ua  :Головна >> Напрямки діяльності >> Соціальний захист >> Проїзд працівників галузі залізничним транспортом >> Методичні рекомендації з бухгалтерського та податкового обліку операцій з оплати проїзду працівників залізничного транспорту за службовими потребами
Контакти:
03049 м. Київ, Повітрофлотський пр-т, 15 А
тел. (044) 465-00-80; тел/факс(044) 465-00-78